INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI – RIPRESE FOTO/VIDEO DURANTE l’EVENTO PRIVATO LOVRÉN IN THE CITY
(art. 13 Reg. UE 2016/679 – GDPR)
1. Titolare del trattamento
Clinicalfarma S.r.l. P. IVA IT02477590992
Sede legale: Via Sant’Ilario 32 A/2 – 16167 Genova (GE)
2. Dati trattati
Immagini e video che possono ritrarre i partecipanti all’evento (prevalentemente riprese di contesto e di gruppo; eventuali scatti di allestimenti e momenti dell’evento).
3. Finalità
a) Documentazione e rendicontazione interna dell’evento (archiviazione e reportistica).
b) Comunicazione corporate dell’iniziativa (pubblicazione di contenuti relativi all’evento su canali ufficiali della Società: sito web, canali social aziendali e materiali informativi/corporate).
Nota di chiarezza: le riprese possono essere effettuate durante l’evento; solo una selezione successiva potrà essere successivamente utilizzata per finalità di comunicazione.
4. Base giuridica
Il trattamento dei dati personali è basato sul legittimo interesse della Società ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) GDPR, consistente nella documentazione e comunicazione delle proprie iniziative istituzionali e di comunicazione corporate, anche attraverso immagini dell’evento. Tale trattamento è effettuato in modo proporzionato e minimizzato, mediante l’utilizzo di immagini di contesto, senza focalizzazione sui singoli partecipanti, in un ambito rispetto al quale gli interessati possono ragionevolmente attendersi una documentazione visiva, e nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali degli stessi.
5. Modalità del trattamento e misure di minimizzazione
La Società adotta accorgimenti organizzativi e tecnici per ridurre l’impatto sugli interessati, tra cui:
· preferenza per inquadrature di contesto e di gruppo;
· evitare, per quanto possibile, primi piani riconoscibili;
· attenzione a non associare immagini a informazioni particolari (art. 9 GDPR) o a circostanze potenzialmente pregiudizievoli;
· segnalazione in loco: possibilità per i partecipanti di manifestare allo staff la volontà di non comparire in immagini riconoscibili;
· selezione editoriale prima di qualunque pubblicazione, con esclusione dei contenuti non coerenti con le presenti regole e delle persone che abbiano formulato opposizione/segno di dissenso (ove identificabili);
· misure specifiche per i minori: la Società evita riprese riconoscibili; se presenti incidentalmente, i contenuti non vengono utilizzati per la pubblicazione e/o vengono adottate misure di oscuramento.
6. Destinatari dei dati
I dati possono essere trattati da:
- personale interno autorizzato;
- fornitori che svolgono servizi foto/video, post-produzione, gestione contenuti e comunicazione digitale, nominati Responsabili del trattamento ex art. 28 GDPR;
- piattaforme social (es. Meta, LinkedIn, ecc.), che operano quali titolari autonomi per i trattamenti connessi al funzionamento delle rispettive piattaforme.
7. Trasferimenti extra UE
La pubblicazione su piattaforme social può comportare trasferimenti verso Paesi extra UE, secondo i meccanismi indicati dalle piattaforme (es. Clausole Contrattuali Standard o altri strumenti applicabili). Maggiori informazioni sono disponibili nelle informative privacy delle piattaforme.
8. Conservazione
Le immagini/video sono conservate:
- per la finalità di comunicazione corporate: per un periodo non superiore a 24 mesi dalla data dell’evento;
- per archiviazione/documentazione interna: per un periodo non superiore a 24 mesi salvo necessità di conservazione più lunga per tutela in caso di contestazioni e/o obblighi di legge.
9. Diritti degli interessati e opposizione (art. 21 GDPR)
Gli interessati possono esercitare i diritti di cui agli artt. 15–22 GDPR.
In particolare, possono opporsi al trattamento basato sul legittimo interesse (art. 21 GDPR) per motivi connessi alla propria situazione particolare.
I diritti potranno essere esercitati mediante invio di dettagliata comunicazione al seguente indirizzo [email info@clinicalfarma.it].
La Società prenderà in carico la richiesta e, ove tecnicamente e organizzativamente possibile, adotterà misure coerenti (es. esclusione dalla selezione, non pubblicazione, rimozione dai canali sotto controllo del Titolare).
10. Uso dell’immagine (art. 10 c.c. – artt. 96–97 l.d.a.)
L’eventuale utilizzo dell’immagine avviene in contesti coerenti con l’evento e non lesivi dell’onore, della reputazione e del decoro dell’interessato. In caso di segnalazioni o richieste motivate, la Società valuta interventi di esclusione/rimozione dai canali sotto il proprio controllo, nei limiti tecnici.
11. Come segnalare “non voglio comparire”
Durante l’evento: rivolgersi allo staff.
In alternativa: scrivere a privacy@clinicalfarma.it
La segnalazione sarà considerata sia in fase di ripresa (per quanto possibile) sia in fase di selezione/pubblicazione (esclusione dei contenuti ove identificabili).